Le sujet de la transformation digitale des processus RH ne date pas d’hier… Avec les lourdeurs administratives et les évolutions légales régulières dont elles doivent tenir compte, les entreprises, et notamment les DRH, se sont engagées depuis longtemps dans cette voie. Et la situation est la même avec les pouvoirs publics, dont de nombreuses déclarations sont désormais totalement automatisées. Les logiciels de SIRH (système d’information ressources humaines) apportent des solutions intéressantes, sans pour autant résoudre l’ensemble des problématiques… Mais alors, de quelle manière la transformation numérique simplifie-t-elle les processus RH ?
La dématérialisation des documents au service de la simplification
La dématérialisation RH est engagée dans de plus en plus d’entreprises. Elle consiste à remplacer l’ensemble des documents imprimés en documents numériques. Les documents sont ainsi conservés dans des supports informatiques et classés de manière automatique.
La dématérialisation des services RH peut concerner tous les documents transitant entre les mains de ce service. L’on parle ici des fiches de paie, des contrats, des certificats médicaux, des bulletins de salaire, du règlement intérieur, etc.
La dématérialisation des documents RH offre de nombreux avantages :
- des économies sur les fournitures en encre et en papier, en enveloppes et en affranchissement ;
- un meilleur traitement et une diffusion facilitée des flux de documents ;
- un plus grand respect de l’environnement en limitant / supprimant le gâchis de papier et d’encre
- une organisation RH facilitée ;
- une expérience collaborateur améliorée grâce à davantage d’autonomie ;
- la conformité aux obligations légales ;
- l’accès instantané aux documents ;
- etc.
La digitalisation des processus au service des équipes RH
La digitalisation des processus RH correspond au traitement et à la gestion de certaines tâches chronophages et répétitives via un outil d’automatisation. La mise en place d’une plateforme collaborative, par exemple, permettra de faciliter les échanges entre les collaborateurs sans faire perdre de temps aux équipes RH.
Et la digitalisation des processus concerne aussi le recrutement, avec l’essor de l’e-recrutement. Ce dernier permet de réaliser des campagnes de recrutement plus rapides, moins chronophages et mieux ciblées grâce à des algorithmes puissants.
Il n’est pas rare, aujourd’hui, que les entretiens d’embauche se fassent à distance en visio.
Enfin, la digitalisation des processus RH touche aussi la communication avec le développement des chatbots, des intranets et des réseaux sociaux d’entreprise. Ces outils digitaux permettent non seulement de guider les employés en les aidant à résoudre leurs problèmes, mais aussi de favoriser une meilleure communication entre les collaborateurs.
De nouveaux enjeux en termes de sécurité
La dématérialisation des documents RH pose des questions clés en matière de stockage et d’archivage, de valeur légale, de signature électronique, etc. ; mais également en matière de sécurité.
Dans le cadre de leur transition numérique, de nombreux services RH mettent en place la possibilité de signer les documents de manière électronique. Cette signature électronique permet de gagner en efficacité, de réduire les coûts et d’optimiser la gestion de données. Et côté sécurité, elle s’avère aussi sûre qu’une signature traditionnelle grâce au procédé d’authentification ultra sécurisé.
Avec la dématérialisation des documents, de nouvelles problématiques voient le jour autour de la sécurisation des données. Pour pallier ce problème, il existe une solution simple : le coffre-fort numérique. Imaginé dans la loi n°2016-1321 du 07/10/2016, le CFN assure la sécurité des documents et des données qu’ils contiennent dans un espace en ligne entièrement sécurisé. Ce puissant outil d’archivage garantit aux services RH d’être conformes aux dernières réglementations en matière de protection des données grâce à un contenu crypté et des accès personnalisés et sécurisés.
Transformation digitale et processus RH : plus de simplicité pour les RH et pour les collaborateurs
Si la transformation numérique au sein des services des ressources humaines a avant tout vocation à simplifier le travail des RH, elle a aussi un effet bénéfique sur l’organisation de l’ensemble des collaborateurs.
Parmi les avantages les plus marquants, l’on notera notamment :
- La diminution des tâches administratives, chronophages et répétitives.
- Un accès aux informations plus facile.
- Une meilleure communication entre les différents intervenants.
- Une plus grande flexibilité des horaires.
- Davantage de recours au télétravail grâce à un accès aux informations depuis n’importe où et à tout moment.
- Des réponses aux questions plus rapides grâce à la mise en place d’un chatbot.
- Plus de lien entre les employés grâce au réseau social d’entreprise.
- Pas de risque de perte des bulletins de salaire.
- La possibilité de se former en continu grâce aux Massive et Small Online Open Courses (MOOC et SOOC).
- etc.
Pour que la transformation digitale de l’entreprise soit un succès, les ressources humaines n’ont d’autre choix que de lancer le mouvement. Et leur transition numérique et la satisfaction des collaborateurs exercera une influence directe sur leur engagement et leur productivité.