L’heure est à la rationalisation des tâches pour les entreprises. Les processus métiers, qui rassemblent les activités de chaque secteur d’une entreprise, forment des enchaînement de missions parfois complexes, dont certaines peuvent être automatisées. La modélisation de ces processus est aujourd’hui un atout de taille pour gagner en efficacité en mettant le doigt sur les éléments clés et en éliminant le superflu. Cependant, cette modélisation a plus de chances d’être un succès si elle est accompagnée : par le service IT, bien sûr, mais aussi par les départements eux-mêmes, qui ont beaucoup à apporter à la productivité de l’entreprise. Dans cet article nous verrons en quoi le collaboratif tient un rôle primordial entre les services et nous verrons aussi un cas d’usage sur le secteur de la construction.
La modélisation de processus : pourquoi opter pour un outil dédié
La démarche de modélisation est un choix judicieux pour qui a besoin à la fois de réunir les informations de plusieurs départements et de les recroiser. Les outils dédiés, dits Business Process Management, permettent de visualiser clairement l’intervention de chacun dans la chaîne de tâches de l’entreprise et de mettre en lumière les points à optimiser. Ce type de logiciel a pour grand atout de guider les dirigeants et intervenants dans une arborescence de tâches parfois très riche.
La cartographie de processus, quant à elle, se contente de faire le point sur les processus métier. Une étape certes essentielle, mais pas toujours suffisante lorsque l’on a affaire à une grande structure et que les optimisations doivent être menées à tous les niveaux.
Si beaucoup d’entreprises font le choix d’un logiciel spécialisé, la mise en place de celui-ci est source d’enjeux cruciaux. A l’origine du travail mené par l’outil, on trouve la configuration par le service IT, mais aussi une implication optimale de la part de chaque département. La collaboration ne se fait pas toujours sans mal.
Les services métiers, acteurs de leur solution et des processus
Si les services métiers sont les véritables utilisateurs des outils de modélisation de processus, dans les faits, ils n’interviennent que rarement au moment de la configuration. L’obstacle principal : la complexité des outils et des démarches techniques, qui empêche une bonne communication avec l’IT et décourage souvent les acteurs métiers d’intervenir. Le résultat : une modélisation de processus souvent simpliste, ne mettant en avant que des processus standards — des règles universelles non personnalisées à l’entreprise —, non assortis de procédures — soit la manière de les réaliser, propre à chaque service de chaque entreprise. L’enjeu est pourtant de taille : la pertinence des tâches utilisateurs, non automatisées, découle du workflow défini pour chaque métier. La contribution des services concernés est donc essentielle et doit être facilitée.
Choisir un outil intuitif pour modéliser ses processus
Les outils BPM aujourd’hui disponibles sur le marché sont de plus en plus souvent simplifiés. Des étapes claires et peu nombreuses de modélisation permettent à chacun de savoir où il peut intervenir. Se basant sur des normes (notamment la norme BPMn en 3 objectifs), ces outils permettent de décomposer la modélisation des activités, les connecteurs et les événements. Les étapes de chaque processus peuvent être clairement définies par les responsables métiers eux-mêmes, avant que l’IT n’intervienne sur la distribution du flux de données.
Autre avancée essentielle : les interfaces collaboratives, délimitant clairement le périmètre d’action de chacun et fluidifiant la communication. Celles-ci sont essentielles pour encourager les responsables métiers à participer sans crainte de se perdre dans les détails techniques.
Modélisation des processus : des résultats à la clé pour toutes les parties prenantes
Cette prise de conscience par tous, dans l’entreprise, de l’utilité de modéliser les processus, ne peut qu’être bénéfique. Au plus haut niveau, les actions sont plus faciles à tracer et les problématiques métiers peuvent être mieux comprises. En termes techniques, le service IT identifie plus simplement les problèmes que peuvent rencontrer les services. Les métiers, quant à eux, seront d’autant plus reconnus dans leur travail qu’ils se sont investis dans la création du workflow : les logiciels dédiés sont un véritable moyen de communication entre les intervenants sur le terrain et les dirigeants. Les flux d’information, mieux maîtrisés, permettent ainsi d’aller à l’essentiel et d’enrichir le travail de chacun pour une productivité accrue.
Cas d’usage : collaboration sur les chantiers de construction
Dans le secteur de la construction les process sont extrêmement complexes car les projets regroupent de nombreuses parties prenantes, tant en interne qu’en externe. Le BIM (building information modeling ) qui est venu en réponse au besoin de modéliser les processus afin d’améliorer la gestion des projets de construction se base lui sur une maquette numérique 3D rassemblant et structurant toutes les données des projets. Le BIM ne fonctionne toutefois pas si on ne met pas en place des outils de collaboration permettant aux différentes parties prenantes de communiquer. Une plateforme collaborative pour chantiers de construction vient stocker les données et processus, à des fins d’exploitation de la donnée avant, pendant et après le projet. Les processus d’un projet à l’autre peuvent non seulement être améliorés, car mieux anticipé, mais en plus les équipes communiquent beaucoup lieux entre-elles puisque le BIM est placé au cœur du chantier lui-même via des outils collaboratifs accessibles en mobilité et simples à utiliser.