Hier encore limités à une utilisation différente dans chaque département d’une société, les tableaux de bord sont de plus en plus appelés à être mutualisés pour faire collaborer efficacement tous les acteurs d’un projet. Une démarche qui vient compléter la gestion opérationnelle dans l’ERP mais qui nécessite d’unifier les indicateurs pour une lecture simple par tous. Au bout de cette action, une meilleure synergie et un travail d’équipe renforcé. Mais pour nombre d’entreprises, il est encore difficile de prendre la bonne direction et de créer un tableau de bord véritablement efficace. Comment procéder ?
Eviter les raccourcis et avoir recours aux bons outils
Facile à prendre en main par tous, l’outil Excel est pourtant un faux ami du reporting. Son utilisation démultiplie les fichiers, les informations cachées ou confuses, et occasionne nombre de modifications difficiles à contrôler. Les logiciels métiers, plus pointus et clairs, ont quant à eux l’inconvénient de limiter les échanges. Leur utilisation nécessite une connaissance et des références que tous les intervenants n’ont pas.
Loin d’ Excel et des logiciels apparentés, la meilleure des solutions consiste à opter pour un outil global pouvant rapatrier les données clés de chaque département, les recroiser et en faire ressortir toutes les interactions. Inhérente à ces outils, la création de graphiques et de tableaux dynamiques est idéale pour adapter la lecture à chaque participant. Ce type d’outil élimine toute complexité liée au traitement des données comptables et financières et permet donc de se concentrer sur l’essentiel : les résultats.
Savoir identifier les bons KPI
Les KPI, ou indicateurs clés de performance, sont nombreux et divers : bien souvent spécifiques au département qui les emploie, ils permettent de mesurer les résultats, mais aussi de prendre du recul sur des phénomènes sous-jacents. Comportement d’achat des clients, saisonnalité clé pour l’entreprise, mouvements de stock et pénuries imprévues ne sont qu’un petit nombre des phénomènes à suivre pour un bon pilotage des ressources et du budget. Pour un tableau de bord lisible, il est essentiel de dégager les bons indicateurs. Le secret : rassembler des KPI de chaque département. Finance, comptabilité, marketing ou achats doivent pouvoir s’inscrire dans le tableau global et les salariés comprendre si leurs objectifs sont atteints ou non. Dans certains cas, des spécialistes peuvent accompagner l’entreprise pour choisir les bons indicateurs de performance pour son tableau de bord. C’est le cas lorsque l’ERP de la société intègre des solutions de reporting globales : il est alors essentiel de profiter de cet œil extérieur pour faire les bons choix et cela contribue à l’innovation dans l’entreprise.
Partager l’information et dialoguer à tout moment du projet
L’intérêt principal de la démarche de mise en commun des informations est, bien sûr, un projet plus collaboratif. Les nombreux services agissant dans le même but doivent pouvoir connaître l’avancement global des autres parties pour prendre de meilleures décisions en cours de projet. Les outils de tableau de pilotage permettent de consulter des informations provenant des autres départements pour mieux piloter sa propre action. C’est également une manière d’initier un dialogue entre des métiers parfois bien différents. Sur le simple plan de la finance, l’utilisation d’un outil spécialisé est également un avantage : connaître avec précision les besoins réels des départements pour un projet, c’est mieux gérer son budget et soigner sa comptabilité.
Voir plus loin avec ses équipes
La création d’un tableau global permet véritablement d’impliquer toutes les parties prenantes dans la vie de l’entreprise et le pilotage des actions. Cette initiative libère généralement la parole et le dialogue entre collaborateurs, permet de remettre en question les décisions prises en haut lieu et fait émerger de nouvelles idées. Au-delà d’un projet unique, le partage d’informations permet de créer une véritable appartenance à la structure, mais aussi d’offrir à chacun une vision à plus long terme.C’est alors tout l’intérêt d’y intégrer les prévisions budgétaires pour améliorer la capacité d’anticipation. De nouvelles solutions innovantes dans le domaine ont vu le jour pour aider les équipes à voir plus loin comme le précisait le cabinet Smarthys partenaire d’Anaplan en France pour la planification cloud connectée.
La progression de la société est un élément fort de motivation, en particulier lorsque les salariés s’y sentent impliqués. Le reporting doit donc s’assortir de bilans et de projections donnant une idée concrète des résultats atteints. Il doit permettre aux équipes d’aborder sereinement l’avenir et de s’engager de manière optimiste dans de nouveaux projets.