Les informations récoltées et fournies par les divers départements d’une entreprise constituent un enjeu essentiel de prise de décision et de performance. Nombreuses et traitées de manière souvent différente selon le métier, ces données sont bien trop souvent fragmentées et mal comprises d’un département à l’autre. Elles gagneraient pourtant à être mutualisées grâce à un outil de reporting et de pilotage unique. A la clé, une plus grande efficacité et des prises de décisions davantage sécurisées. Alors quelles actions mener pour une transformation en profondeur ?
L’outil Excel : un faux ami
Solution utilisée de longue date par de nombreux métiers, Excel génère pourtant de grandes lourdeurs de traitement des données. Si la méthode fonctionne à court terme, la quantité d’information à traiter devient rapidement énorme et la gestion des fichiers laborieuse. D’autre part, cette méthode reste relativement rigide et ne permet pas de recouper l’information ou d’actualiser rapidement des données. La présentation de l’information en graphiques est par ailleurs assez limitée et offre peu de part à l’interprétation stratégique. Des solutions comme Oracle Hyperion Essbase permettent depuis longtemps de conserver la souplesse d’une outil tel qu’Excel en y ajoutant tous les bénéfices d’avoir la garantie d’exploiter des données fiables et centralisées…
Utiliser les outils de pilotage de l’ERP
Autre solution à la popularité croissante, les outils de pilotage intégrés à l’ERP sont également un choix judicieux pour uniformiser son information. L’ERP rassemble les données gérées par tous les départements et métiers de manière cohérente, et les présente de manière claire et efficace : achats, comptabilité, ressources humaines, entre autres métiers, disposent alors d’un outil unique pour recouper leurs données et mieux préparer leur budget prévisionnel. Intégrer un ERP permet donc de rationaliser ses processus en automatisant certaines tâches. Le bénéfice est indéniable, une fois la solution prise en main par tous les acteurs de la société.
Un tableau de bord dynamique pour des actions rapides
Quel que soit l’outil choisi, la centralisation des informations doit permettre d’en dégager l’essentiel, en évitant tout doublon. En présentant l’information dans des tableaux de bord aboutis et modulables, il est plus facile d’aller à l’essentiel et de consulter les indicateurs les plus intéressants. Les tableaux de bord représentent un véritable outil stratégique et décisionnel pour la direction. En présentant les informations clés, ils permettent à la direction une grande réactivité pour un fonctionnement toujours sain et clair de l’activité. Par ailleurs, chaque département qui les consulte pourra ainsi replacer son action dans un contexte plus global. A l’heure où il est de plus en plus compliqué de conquérir de nouveaux clients, c’est indispensable.
Mutualiser certaines tâches, en externaliser d’autres
Grâce à un nombre d’outils de mesure de la performance en constante croissance sur le marché, il est aujourd’hui possible d’externaliser les tâches les moins essentielles pour se concentrer sur le cœur de métier de toute société. Les problématiques de stockage ou messagerie, par exemple, peuvent ainsi passer au second plan pour faire la part belle aux activités d’achats, de production ou encore de finance. La présentation de l’information à destination de la direction en est ainsi simplifiée et les décisions prises sur des bases plus claires.
Piloter et anticiper les projets de l’entreprise
Dans tous les secteurs d’activité qui fonctionnent par projets, le domaine de la construction ou de l’aérospatial en tête, la capacité à piloter mais aussi simuler et anticiper les atterrissages financiers et le planning est essentielle. Les outils de pilotage du projet ont alors aussi comme rôle de pouvoir réaliser des projections financières selon les événements et les imprévus du projet. Cela nécessite qu’ils puissent avoir accès à l’ensemble des données consolidées du projet, mais aussi d’intégrer une dimension d’intelligence artificielle en lien avec la BI.
Un véritable outil de motivation pour les équipes
Au-delà de son utilité stratégique, le choix d’un outil de pilotage unique permet également à l’entreprise de progresser sur le plan humain. En simplifiant la communication, il valorise davantage l’action de chacun, qui devient plus visible. Son rôle fédérateur n’est pas négligeable et renforce la cohésion entre des départements parfois divisés par une mauvaise communication. Les retombées positives se font généralement très vite ressentir.