L’enjeu de la maîtrise des flux d’informations dans les grands projets d’ingénierie

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En réunissant des spécialités et fonctions très diverses pour la modélisation ou la conception de systèmes innovants, l’ingénierie complexe mêle des flux documentaires très nombreux, qui doivent être gérés avec rigueur et une grande transparence. Des solutions dédiées existent désormais pour faciliter les flux d’échanges d’informations très spécifiques à ce domaine et pour accélérer les étapes de chaque projet.

Contrôler le flux de documents via les EDMS et GED

Les logiciels de Gestion Electronique de Documents (ou GED) ou les Electronic Document Management Systems (EDMS) dédiés à la construction et aux travaux publics permettent le classement et le partage des documents techniques, lesquels représentent la grande majorité des informations échangées dans le domaine. Cette gestion représente un enjeu de taille pour le respect de délais souvent serrés et le déroulement rigoureux de projets de grande ampleur.

Les logiciels de pointe disponibles aujourd’hui permettent de remplir un rôle similaire à celui du Document Controller, ou bien de l’assister de manière plus automatisée et efficace. Les solutions de document control à grande échelle permettent d’harmoniser les documents techniques, d’assurer des processus de gestion documentaire précis entre les différents acteurs du projet et de contrôler l’avancée de chacun d’eux dans les délais prévus.

Les éléments essentiels du document control aujourd’hui

A l’ère du web, les possibilités sont démultipliées pour faciliter les flux d’échanges. Des plateformes collaboratives modernes, riches en fonctionnalités, permettent à chacun des prestataires d’accéder à distance aux documents nécessaires à son travail, de déposer des commentaires ou requêtes et d’informer les autres acteurs du déroulement de ses tâches et des éventuelles difficultés rencontrées.

D’autre part, le partage d’informations via les logiciels EDMS et GED permet de mettre à disposition de tous les acteurs un planning détaillé et de connaître au jour le jour les deadlines et éventuels retards. Les chefs de projet ont la main sur ces plannings modulables et disposent ainsi d’une traçabilité optimale de toutes les opérations effectuées au sein du projet.

Doc control : Des échanges d’informations techniques toujours plus précis

Certaines solutions offrent également la possibilité d’aller au-delà de la simple gestion de workflow documentaire, en introduisant le partage de données plus granulaires et souples. Celles-ci complètent efficacement les documents, à l’utilisation plus lourde, en créant des codes et des indicateurs très spécifiques au projet. Chaque prestataire peut ainsi réaliser un état des lieux rapide des équipements et installations disponibles.

Les processus de gestion documentaire, outre leur facilitation des flux d’échanges, ont l’avantage de permettre un classement très clair dans des dossiers et une consultation des données les plus utiles à chaque prestataire, en écartant de nombreuses informations superflues.

Un contrôle des droits plus rigoureux lors de workflow documentaire

La grande force des logiciels de gestion des flux documentaires pour l’ingénierie complexe est enfin la maîtrise qu’ils offrent sur les droits d’accès aux documents. Des solutions d’autorisation performants permettent d’assurer une sécurité maximale sur chaque type de ressource et de moduler les droits si nécessaires durant le projet, tout en conservant une confidentialité optimale.

Pour le classement de dossiers comme pour la création de restrictions, une maîtrise de ce type d’outils doit être tout d’abord acquise. Les outils les plus reconnus vous offriront une mise en place de leur solution et un accompagnement sérieux lors de vos premiers pas avec le logiciel choisi, afin d’obtenir des résultats concluants très rapidement.

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