Quelles sont les spécificités de la gestion de documentation en ingénierie?

La ged en ingénierie

Dans l’ingénierie, la diversité des parties prenantes implique l’existence d’un grand nombre de documents techniques. Ceux-ci représentent la majeure partie des supports utilisés pour échanger entre prestataires. La gestion harmonieuse des échanges documentaires est donc essentielle pour un projet efficace. Durant les années 2000 est apparu le premier logiciel de gestion électronique de documents, ou GED. Les fonctions très complètes de ces logiciels gestion documentaire en ont fait des outils indispensables pour la gestion de documents techniques à grande échelle.

De l’acquisition aux droits : la polyvalence des logiciels GED et EDMS

Un logiciel de gestion électronique de documents réalise une large série de tâches. Celles-ci commencent par l’acquisition de documents, avec la possibilité de scanner rapidement un nombre très important de fichiers. L’indexation est un second enjeu majeur. Le plan de classement GED permet une classification rigoureuse des documents, qui sont ensuite faciles à retrouver. Stockés par l’outil, les fichiers de travail sont bien plus accessibles qu’ils ne l’étaient en version papier, et permettent une économie de place et d’énergie considérable. Enfin, le système de gestion électronique de documents offre une gestion fine des droits d’accès aux documents numérisés. Ainsi, chaque partie prenante peut repérer et télécharger les documents qui lui sont utiles. L’information est ciblée et les problèmes de confidentialité éliminés.

GED : des processus de validation plus précis

Avec les logiciels de gestion électronique de documents, les process d’échanges de fichiers de travail sont désormais plus structurés et automatiquement contrôlés. En suivant un flux bien précis aboutissant à la validation et au partage de documents sélectionnés, les outils numériques garantissent un meilleur suivi des procédures et un traitement unique des documents soumis. Indexés selon une arborescence flexible, propre à chaque type d’entreprise, les documents sont ensuite classés de manière évidente, par mots clés ou concepts, selon le besoin du projet. Les fichiers peuvent être facilement identifiés et retrouvés par toutes les parties y ayant accès. Celles-ci dégagent ainsi les informations qui leur sont utiles parmi la masse de données, ce qui génère un gain de temps inégalé.

GED : le développement du collaboratif

Avec l’avènement des outils numériques, c’est l’aspect collaboratif des projets d’ingénierie qui émerge, favorisant un déroulement plus harmonieux du projet. La GED collaborative, en lien direct avec le système de gestion électronique de documents classique, offre de nombreuses possibilités supplémentaires pour que les parties prenantes puissent s’informer mutuellement de l’avancée de leurs travaux, assurer le respect de deadlines et partager des informations ciblées, pertinentes dans la réalisation de leurs tâches. Outils de chat et de social learning ou réseaux sociaux font partie intégrante des nouvelles solutions proposées aujourd’hui. Ils enrichissent la gestion de documents et sont désormais quasi-indispensables.

La GED et les sources d’information démultipliées : un risque qu’il faut savoir contrôler

Les outils EDMS génèrent un nombre accru de sources d’information. Il s’agit surtout d’une opportunité pour les entreprises, qui créent ainsi un cadre de travail de plus en plus riche, précis et efficace pour leurs collaborateurs et la gestion des intérimaires et des prestataires. Un enjeu essentiel est le contrôle de ces informations et documents, démultipliés par le nombre d’outils existants. La question des droits reste la problématique principale de l’échange de documents. Si le logiciel gestion documentaire a ses limites, il ouvre également des possibilités jamais atteintes jusqu’à présent.

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