Comment bien rédiger ses plans d’actions pour mieux les suivre ensuite ?

La gestion des multiples projets métier et IT dans une entreprise ne peut se dérouler sereinement sans un cadre structurant : largement utilisé pour hiérarchiser les tâches, le plan d’action est un outil indispensable. Mais pour une bonne utilisation, celui-ci doit être conçu avec la précision adéquate, des délais cohérents et en collaboration avec les parties prenantes. Un certain nombre d’éléments essentiels doivent donc gouverner la rédaction du plan d’action afin d’en tirer le meilleur parti et de contribuer à une amélioration continue.

 

Le plan d’actions, ossature de la concrétisation de la stratégie d’entreprise

Dans un univers de projets toujours plus complexes à piloter, les actions à mener se multiplient et les délais de réalisation se réduisent. Pour les managers et les décideurs, il est donc essentiel d’avoir du recul sur les actions menées et, en suivant les préceptes du lean management, d’alléger leur gestion quotidienne des projets. Le plan d’action, outil à la fois simple et riche d’enseignements, permet de prendre la pleine mesure du déploiement d’un projet et d’atteindre plus facilement ses objectifs. A partir d’un tableau simple mais complet, ce plan liste les tâches et les intervenants prenant part à leur réalisation, et définit des objectifs clairs pour terminer dans les délais prévus.

L’attribution de ces tâches à des collaborateurs précis, la budgétisation ou encore l’identification de nouvelles pistes d’action sont autant d’enjeux essentiels du plan d’action : en favorisant l’anticipation, ils contribuent à améliorer la compétitivité. Au-delà même de la création, un suivi efficace des plans d’actions est la clé du succès. A l’aide d’un bon pilotage de la mise en application, le plan d’action prend tout son sens. Assuré de manière périodique, ce suivi permet une vérification des indicateurs et assure le maintien d’un cap stratégique et la réalisation d’objectifs précis. Connaître en tout temps l’état de ses projets et de ses actions est donc une garantie de mieux avancer et de valoriser le travail de chaque collaborateur : un effet gagnant-gagnant pour l’entreprise et ses ressources humaines qui démultiplie les possibilités, notamment en matière d’innovation.

 

Le contenu d’un plan d’actions

Pour établir un plan d’action efficace, il est crucial de réunir des informations précises et d’utiliser une méthode unique pour l’application de chaque stratégie. L’utilisation d’un tableau est la solution la plus fréquemment utilisée, celui-ci rassemblant les éléments clés suivants :

  • L’objectif : un objectif global doit être décomposé en objectifs plus petits les plus concrets possible. Fidélisation, visibilité, génération de leads sont, par exemple, autant de pistes servant une stratégie marketing.
  • L’indicateur de suivi (ou KPI) : il quantifie avec précision les résultats à atteindre et permet d’évaluer le niveau de performance obtenu. Le chiffre d’affaires, mais aussi le panier moyen ou le temps passé sur un site sont des exemples KPI pertinents
  • Le responsable : identifier la personne en charge de la tâche, référente d’une équipe ou intervenant unique, contribue à délimiter le périmètre d’action et à répartir les interlocuteurs
  • Le délai de réalisation : il peut s’agir uniquement de la date butoir de la tâche, ou celle-ci peut-être accompagnée d’un temps de réalisation estimé
  • Le budget : nerf de la guerre, l’attribution d’un budget par action est essentiel pour savoir où l’on va. La répartition des budgets dans un plan d’action est une bonne manière d’évaluer la part de chaque action dans la stratégie globale

Remplir chacun de ces champs nécessite une réflexion approfondie. Il est judicieux de se poser un certain nombre de questions (Comment ? Pourquoi ?) pour s’assurer de la cohérence des actions choisies et éviter de choisir des objectifs trop flous.

 

Les secrets d’un bon suivi

Le succès du plan d’action passe avant tout par un suivi rigoureux tout au long de son exécution. Pour cela, la création d’un rétro-planning permet de visualiser rapidement les actions à mener, leur périodicité et le moment où elles seront enclenchées. Véritable feuille de route segmentée par métier et par tâches, ce document offre à la fois une vue d’ensemble et un point de vue plus ciblé sur chaque action et son déroulement.

L’implication de chaque intervenant dans la réalisation du plan d’action est cruciale : celui-ci doit être partagé, ainsi que les informations nécessaires à la bonne réalisation des missions. L’aspect collaboratif est essentiel pour une prévision réaliste des délais et ressources nécessaires. Une bonne préparation, conjointement avec les personnes impliquées, permet un déroulement plus fluide des missions, sans perte de temps.

Un tableau d’actions réussi implique également un niveau de granularité adéquat. Les tâches doivent être concrètes, faciles à comprendre. Il est parfois ardu de décomposer précisément les actions, mais la bonne mise en application des actions dépend de cette précision. A l’inverse, il est dangereux de se perdre en détails : les éléments superflus n’ont pas leur place dans le tableau. Lors de la fixation de délais, il est également essentiel de tenir compte de la saisonnalité et des fluctuations d’activité propres à chaque entreprise. Une année n’est pas une période uniforme, il est donc important de tenir compte des impératifs et particularités de son métier.

Enfin, lorsqu’un grand nombre d’intervenants sont impliqués ou que les projets menés sont de grande ampleur, il peut être judicieux de recourir à un logiciel de suivi de plan d’action. La création de tableaux de bord détaillés et l’utilisation d’outils collaboratifs seront alors des atouts non négligeables pour s’assurer fréquemment de la bonne avancée des tâches allouées et garantir une amélioration continue. Si l’utilisation de ces outils a un coût, elle apporte avec elle beaucoup d’atouts pour un pilotage précis quel que soit le secteur.

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