Transformation digitale et projets transverses : l’importance de garder le contrôle

projet collaboratif

La transformation digitale a un effet méconnu dans les entreprises : c’est la multiplication des projets avec parfois des exemples de projets réussis mais aussi des échecs cuisants et il est important d’éviter la sortie de route… D’autant plus que ces projets ont parfois des coûts non négligeables et doivent par conséquent être parfaitement suivis aussi dans la plateforme de planification financière de l’entreprise.

Mais ce qui nous importe, c’est que ces projets sont souvent tournés vers une transformation réelle des modes de fonctionnement ou des processus internes de l’entreprise en vue d’améliorer la qualité de la relation client ou l’efficacité interne des collaborateurs… Et c’est ainsi que l’on se retrouve parfois à des réunions où l’ordre du jour est de faire le point sur les 147 projets transverses en cours sans que l’on puisse savoir précisément où en est chacun d’entre eux, ni quels sont les coûts engagés !!!

 

La transformation digitale multiplie les projets transverses

Et qui dit projet transverse dit différentes équipes issues de différents services avec différentes priorités et pas forcément celles liées au projet transverse car chaque collaborateur a des missions opérationnelles qui le mobilisent au quotidien. Est-ce qu’il lui reste suffisamment de temps pour ce projet transverse de transformation digitale ?  L’enjeu pour l’entreprise est donc de créer un environnement de travail collaboratif avec les outils de reporting nécessaire pour que toutes les équipes puissent facilement travailler ensemble et mesurer la performance et la rentabilité des projets…

Car c’est bien la mobilisation des énergies en vue de mener un projet commun de transformation digitale, grâce notamment à la répartition des rôles entre chaque membre de l’équipe et de la définition d’un mode de fonctionnement précis en vue des objectifs du projet transversal, qui permet de mener à bien ces transformations… Pour cela, la transformation digitale aide les entreprises en proposant de nombreuses plateformes collaboratives projet qui permettent de casser les silos.

Ces nouvelles organisations de travail favorisent également l’innovation participative et l’apparition de nouvelles idées que l’on note à la va-vite sur un papier en réunion mais qui ne doivent absolument pas se perdre car elles peuvent contenir de véritables améliorations pour l’entreprise. Là encore, l’avantage des plateformes collaboratives « digital-ready » c’est de proposer de noter des idées ou d’enrichir les projets avec des contributions des utilisateurs… Rien ne se perd donc ! Ces équipes projet transversales peuvent ainsi créer une véritable intelligence collective.

 

Qui doivent aussi faire l’objet d’un pilotage financier

Mais de la même manière que ces nouvelles générations d’outils sont avant collaborative, ces plateformes doivent idéalement intégrer les éléments nécessaires de reporting financier accessibles au plus grand nombre pour que les coûts et les gains estimés puissent être parfaitement suivis pour chaque projet transverse. On doit savoir pourquoi on mobilise les énergies, quels sont les gains attendus en termes financiers, d’amélioration des processus, de satisfaction client. La création de valeur doit absolument être corrélée aux ressources investies dans une projet. Les outils de contrôle de gestion qui se sont démocratisés des dernières années, sortant des couloirs de la direction financière pour atteindre les bureaux des managers opérationnels, ont contribué à améliorer la culture financière parmi les équipes facilitant ainsi la tâche des opérationnels pour suivre les coûts et les gains de leurs projets…

Tous ceux qui s’essaient à la transformation digitale en entreprise savent que les projets ne fonctionnent vraiment que s’ils sont suivis dans des espaces numériques de travail partagés et qu’ils font l’objet d’un reporting financier précis. Les chefs de projet comme les membres de l’équipe puissent aussi utiliser des outils de communication modernes qui les aident à la fois à échanger, se coordonner et surtout suivre l’avancement de chacun plus simplement, un peu comme on le ferait dans sa timeline de son réseau social favori…

Mais les outils digitaux étant accessibles à tous, la bonne nouvelle est que l’on peut réunir des équipes issues de différents services avec différentes priorités qui n’avaient pas l’habitude de travailler ensemble, qui étaient réparties sur différents sites et qui vont pouvoir partager plus simplement les informations et leurs fichiers de travail… C’est donc clair : pas de transformation digitale sans plateforme collaborative pour vos projets !